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昇格試験対策のインバスケットが人生に役立つ8個の理由

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昇格試験対策の一環としてインバスケットのトレーニングをしています。

トレーニングといっても、まずはインバスケットの本を読み、インバスケットはどんなトレーニング方法なのか、どんな能力が要求されるのかを理解するところから始めてます。

インバスケットの本を探してみると、いろいろあるのですが、鳥原隆志(とりばらたかし)さんの本が多くヒットしました。

とりあえず、鳥原隆志さんの書かれている本を5冊購入し、読んでいます。

この記事で紹介する本は、『インバスケット実践トレーニング』(鳥原隆志著)です。

 

 

この本を読んで、インバスケットの概要とインバスケットでどんな能力が身につくかが理解できましたので、インバスケットの概要と共にインバスケットが仕事に役立つ理由という観点で紹介します。

 

インバスケットとは

 

まずは「インバスケット」とは何か、についてです。

 

「インバスケット」とは、架空の立場になりきり、限られた時間内に多くの案件をより高い精度で処理するビジネスゲームです。

ルールは1950年代にアメリカ空軍で活用されていた教育ツールなのです。

アメリカ空軍の士官学校で戦闘に必要な知識を教育した後に、その知識が実際の戦場で応用できるのかをシミュレーションゲーム化したと考えられています。

インバスケットがここまで注目されるのは、理論や知識を詰め込む、いわゆるインプット形式ではなく、持っている能力や知識、ノウハウを活用できるかというアウトプット型の教育ツールであることが大きいと考えています。

ここまで読んでわかるように、インバスケットとは、何かの具体的な知識ではなく、限られた時間内で案件処理を行うアウトプット型のツールです。多くの企業の昇格試験でこのインバスケットが取り入れられています。

Google Trendsで「インバスケット」を調べてみた結果です。

2004年からのデータですが、大きな増減はありませんので、2004年以降ほぼインバスケットが昇格試験に使われていると考えてよいでしょう。

インバスケットに取り組む上で重要な観点は、プロセスを重視するという点です。

同じ結果に至ったとしても、プロセスがまずいとNGということです。

 

インバスケットで鍛えられる能力は次の3つ。

1.プロセスの精度向上
2.アウトプットの精度向上
3.素早い案件処理能力

裏を返せば、昇格試験では、この観点で見られるかなということですね。

まずは結果に至るまでのプロセスの精度が向上する。
その結果、アウトプットの精度が向上する。
繰り返すことで素早い案件処理能力が身につく。

最初にスピードを求めすぎると失敗するという印象です。
まずは高いプロセス精度を身につけることに主眼をおくべきですね。

 

インバスケットでプロセス精度を向上するための方法

次に、インバスケットでプロセス精度を向上するための方法です。

これはずばり、次の3つのステップです。

1.プロセス=思考の型を身につける(知る)
2.よりベターなプロセスを採用する(選ぶ)
3.採用したプロセスを精度よく、素早く実践する(行う)

プロセス=思考の型を身につける(知る)

まず、1番目の「プロセス=思考の型を身につける(知る)」です。

これが、最も重要になるでしょう。
思考の型が身についていなければ、その行動をとることができないということです。

たとえば、優先順位をつけるというプロセスがあります。
そもそも優先順位をつけるという思考回路がなければ、目の前の案件をひたすら処理するという方法しかとれなくなります。

しかし、「優先順位をつけて、案件を処理していく」という思考回路ができれば、目の前にある多くの案件のうち、重要なものから取り掛かるという方法がとれるようになります。

さらに、優先順位は、対外的な問題か、社内の問題か、影響度は大きいか、小さいかなどの基準で判断する思考回路を持つことができれば、その基準で優先順位をつけることができます。

 

よりベターなプロセスを採用する(選ぶ)

次に2番目の「よりベターなプロセスを採用する(選ぶ)」です。

1番目のステップで候補にあがったプロセスに対して、どれが現状でよりベターなのかを判断し、選択します。

この判断には、状況把握能力が問われます。
状況を正しく認識できていなければ、正しいプロセスの選択ができないからです。

急いで意思決定をしないといけない状況なのか、あるいは、1週間後に意思決定をしても良い状況なのか、これだけでも大きくとるべきプロセスは変わってきますよね。

 

採用したプロセスを精度よく、素早く実践する(行う)

最後に3番目の「採用したプロセスを精度よく、素早く実践する(行う)」です。
2番目のステップで選択したプロセスを精度良く、素早く実践するということになります。

組織外の人にヘルプを求めるというプロセスを選択したとすると、すぐさま電話やメールなどで連絡をとり、依頼するということになります。
ここまでくると、案件の処理回数がものをいってくるでしょう。

 

『インバスケット実践トレーニング』を読んで、なるほどと思ったこと

『インバスケット実践トレーニング』は、インバスケットの実践トレーニングを通じて、現場で求められる9つの力を磨いていく、というコンセプトで書かれています。

9つの力は次の通りです。

優先順位設定力
問題発見力
問題分析力
創造力
意思決定能力
洞察力
組織活用力
当事者意識
ヒューマンスキル

本を読んでいてなるほどと思ったことを紹介します。

失敗に対して優先順位をつける

何か失敗せざるを得ない状況や、失敗が懸念される状況では、その失敗の優先順位をつけて、意思決定をするという考え方です。

納期に間に合わない、情報収拾が不完全、などなど
よく起こり得る状況ですよね。

例えば、納期に間に合わないという状況が発生した場合

1.納期に間に合わないので謝罪する

という選択肢以外にも次のような選択肢もあるのです。

2.不完全な状態でとりあえず提出する。
3.状況を報告し、謝罪した上で、リカバリー策を相談する。

3の選択肢をとると、リカバリー策次第では、普通に納期に間に合わせた場合よりも高い満足を得られる可能性もありますよね。

 

掛け合わせることでアイディアを増やす

何か良いアイディアの提案が求められる際に、うんうん唸ってもなかなか良いアイディアが出ない経験ありますよね。
この際のアイディア出しの方法の1つとして、掛け合わせが紹介されています。

関連する事象をずらっとあげていって、それらをかけ合わせて新しいものが生まれないか考えていく。

そうすると、これまで誰も考えつかなかったアイディアが出ることがあるということです。

聞くと当たり前だよね、と思ってしまいがちですが、実際に実践している人は少ないでしょう。
この思考回路を身につけられると、よくアイディアを出す人、さらにはよく組織のことを考えている人という評判がつきますよね。

 

パレートの法則で気をつけたいこと

優先順位の話が出た際に、パレートの法則が紹介されています。
「重要な2割で成果の8割を出す」という法則ですね。

優先順位付けをして仕事を進めていく重要性を紹介していますが、これが行き過ぎて、2割しか見なくなると大きな問題が発生します。

よくできる人というのは、重要なことに時間をかけるのは当たり前で、さらに残りの部分にも最低限の労力で把握しているんです。

残りの8割に対して、全く知らないか、一度でも目を通しているかは大きな違いです。
忙しいとついつい重要な案件しか取り組まないことが多くなります。

関係ないメールは開かない、開いてもまったく見ないなどありますよね。
しかし、実は関係ないと思っていたメールがすごく重要なメールだったり、後々、その内容を知っているかどうかで判断が変わってきたりということがあります。

 

インバスケットが人生に役立つ8個の理由

この本を読んでインバスケットの概要が理解できたところで、インバスケットトレーニングは仕事に役立つのかをどうかというところですが、

わたしの見解として、これは仕事に役立つトレーニングだと断言できます。

そして仕事だけでなく人生そのものに有効と考えます。

その理由について8個紹介します。

 

1.思考の型が身につく

思考の型が身についていないと、そもそもその判断ができないという状況になります。
思考回路が狭い人は、いつも同じ思考回路で判断して、同じところで問題を起こすことになってしまいますよね。
多くの思考の型を身に着けていこうと思います。

 

2.自分の仕事の進め方を客観的に見ることができる

案件に対する処理姿勢を網羅的に見ることができるので、自分の思考の癖を知ることができ、改善点が明確にできる。
改善点が明確になれば、普段の業務で意識することができ、実践する中で改善することができます。
自分の状況を見れるというのは大きなメリットですね。

 

3.繰り返しの訓練で処理スピードをアップできる

スピードをアップさせるための基本は繰り返しですね。
案件処理を繰り返すことで処理の速度を早めることができます。

 

4.仕事のセンスを高めることができる

センスというと曖昧な表現になってしまいますが、センスが良い人は、うまく仕事を前に転がします。
一方、センスが悪い人は、何かと問題が起こり、大きく納期遅延を起こしたり、トラブルが生じます。
具体的に原因を突き詰めていくと、プロセスの採用で問題があったり、行動が遅かったりというところに行き着きます。
インバスケットでプロセスの採用の精度をあげていくことで、仕事のセンスが高まるのは間違いないでしょう。

 

5.余裕が生まれて、視野が広がる

インバスケットをすることで、案件処理スピードや精度が上がることで、余裕が生まれます。
それに伴い、より広い視野でものごとを見ることができるようになります。
上司の視点でものごとを考えたり、部下の状況を省みる余裕が生まれてきます。

 

6.周囲から信頼される

業務スピードが上がったり、精度が高まると周囲からの信頼も上がります。
あの人に任せれば、きっちりと納期通りに仕上げてくれるな
と思われると、仕事がどんどん集まってくるものです。
組織において、重要度が増すようになります。

 

7.自信が生まれる

周囲からの信頼が集まることで、自信が生まれます。
自分の仕事の進め方にも良い意味で自信を持てるようになるので、相手もより安心感を持てるようになります。
自信があると、声色も変わってきます。
はきはき、大きな声で説明できるようになりますね。

 

8.プライベートも充実する

仕事がうまく片付くので、家に持ち込む仕事量が減ったり、ストレスが減ります。
そうすると、プライベートの時間はプライベートに集中できるので、メリハリをもった生活ができるようになります。

 

まとめ

インバスケットで鍛えられる3つの能力

1.プロセスの精度向上
2.アウトプットの精度向上
3.素早い案件処理能力

これらの能力を上げることで、業務処理だけにとどまらず、周囲からの信頼、自信、プライベートにまで向上が見込めます。

仕事は小さい案件処理の積み重ねとも言えますので、小さい処理の精度、スピードが高まることは、計り知れない効果が期待できます。

昇格試験にインバスケットがある方は、昇格試験だけのためにやるというよりは、普段の業務に活かして、仕事のスタイルを変えていこうというモチベーションでやるのが良さそうですね。

 

 

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管理人:Percy(パーシー)

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・最近勉教していること:TOEIC900点、英会話、脳科学、AI、機械学習、ディープラーニングなど気のおもむくままに。

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