インバスケット キャリアップ・昇格

インバスケットはどんな問題?実際に受けてきたのでリアルに伝えます

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企業の昇格試験でよく使われているインバスケット試験。

人材アセスメントの一つのツールとして、限られた時間の中での案件処理能力を見るためにインバスケット試験が使われています。

「インバスケット」とは、架空の立場になりきり、限られた時間内に多くの案件をより高い精度で処理するビジネスゲームです。

ルールは1950年代にアメリカ空軍で活用されていた教育ツールなのです。

 

昇格試験が通告され、いきなりインバスケット試験の存在を知り、どんな問題なんだ?対策はどうすれば良いんだ?と悩まれている方も多くおられると思います。

わたしはインバスケット試験を実際に受けてきたので、そのときの様子や内容をリアルに紹介していきます。

 

開始前

試験開始前は封筒が配られます。

全員に封筒が行き渡ったら、封筒から中身の紙を取り出すよう指示があります。

中身の紙を取り出すと試験実施にあたっての注意事項が書かれている冊子が一番上にあり、それに目を通していきます。

試験監督からも試験内容について説明があります。

ざっくりですが指示内容は以下の通り。

時間は100分。

案件は全部で21案件。

解答は指定されたシートに記入していく。

解答は極力メールの文章そのままに。丁寧に書くべき案件は丁寧な言葉で。CC、BCCも必要に応じて使うこと。

メールをしない場合、メモを記入することもできる。これは自分への心づもりや備忘録的なものである。試験としては、自分はこの点は気づいて対処しようとしているというアピールです。

独特な緊張感に包まれた会場。

わたしはあまり準備に自信がなかったので不安の中で試験が始まりました。

試験監督の「それでははじめてください。」の合図でインバスケット試験がスタートしました。

 

試験開始直後 予想どおりだぞ

試験用紙の文量は結構分厚いです。

案件は21ですが、1案件で数枚に及ぶものもあります。

おそらく30枚は超えていたと思います。

まずは、自分の置かれている状況に目を通します。

 

あるポストに任用されたばかりだが、いきなり1週間ほど出張で音信不通になる設定。

どんな本を読んでもだいたい似たり寄ったりの状況設定ですよね。

 

100分後には出張のため出発しなければならず、100分の間で、どっさり山積みになった未処理案件を処理してくださいというものです。

 

これはすべて予想通りの展開なので、焦ることもなく、読み進めていきます。

 

試験開始3分後 心臓の鼓動が高なってくる。分量多いなぁ

試験開始後3分ほどたつと、自分の置かれている立場についての説明を読み終わり、いよいよ案件に目を通していきます。

まずは全部の案件に目を通して、優先順位を決めるのと、関連ある案件は一緒に処理していくという戦略を立てていたのでその方針で、どんどん案件を読み進めていきます。

ただこの辺りで、想像以上に情報量が多いなぁと思い始めます。

会社の理念、規定などしっかり読んでいくと、到底時間内で読み進めることは不可能と思い、そういった情報は斜め読みにしていきます。

だんだん鼓動が高なってきます。

うまいこと考えないと、時間足りなくなるなぁ、と思い始めます。

100分のうち、50分は案件に目を通し、優先順位を決め、固まった案件のグルーピングを行うと考えていました。残りの50分でひたすら書いていくという、時間配分。

これがあっていたか、間違っていたかは後ほど書いていきます。

 

試験開始10分後 どんどん忘れていくなぁ

10分くらい経った頃は、案件5個目くらいだったと思います。

ちょっと気になり始めたのは、前読んだ案件がどんな内容だったかどんどん忘れていくなぁ。

気にしすぎず読み進めた方は良いけど、案件番号と案件の内容がわかるような一覧表があった方が後で役立つだろうなぁと、少し思いましたが、そこまでの余裕はなく、読み進めました。

あとで振り返ると、その一覧表作っておけば、もっと効率的に処理ができましたね。。

この時点では、分量の多さに圧倒されつつ、忘れていく不安感を持ちつつも、ひたすら案件処理を進めていこうと、邁進します。

 

試験開始30分後 一通り目を通して優先順位付け。パニック気味。

30分経った頃には、一通り目は通し終わっていたと思います。

ただ目は通したけど、ぜんぜん整理ができていない状態。

どの案件でどんな内容だったかは頭に入っていなくて、とりあえず読み終わったという感じ。

あまり良くない状況だなぁと、ちょっと頭が暗くなっていました。

案件に目を通す際には、優先順位が高い案件にはマークをつけておきました。

21案件中、5案件くらいあったと思います。

まずはそれを読み直していきます。

優先順位を決める上での重要なポイントは、緊急度、重要度の指標がよく引き合いに出されますが、結構分かりにくいですよね。

分かりやすく以下のポイントで良いと思っています。

①社会的影響大案件 > ②クレーム案件 > ③社内事情 > ④個人事情

①は例えば、社外への顧客情報流出、データ改ざんなどの不祥事発覚などです。

報道で大きく取り上げられ、最悪、謝罪会見が必要になりかねない案件です。

会社の信用が一気に落ち、被害が非常に大きいため、一刻も早く手を打たなければならない案件です。

②はお客様に不良品を流出したり、事故やトラブルのクレームが入っている状況です。お客様に迷惑をかけているので、こちらも一刻も早く手を打たなければなりません。①と②の切り分けは厳密に難しいところがありますが、影響度で比較してみたら良いと思います。

③は社内事情です。社内の他部門からの締切設定。遅延している案件に対する催促メールなどですね。①、②をおさえた上での③の対応という意識付けは重要です。

優先順位で注意しておきたいのは、昨今の上司から部下へのハラスメントなどの注目度の高まりもあり、そういった案件の優先順位をどうするかという点があります。

最終的には自分がどういう考えで、どういった優先順位に位置づけるかとい話になるので、そういったことも事前に考えておければ、大変良いと思います。

 

後になると、こうやって冷静に考えられますが、試験最中は、情報量の多さと迫り来る時間のストレスから、最後までできるだろうか、という焦りが心を支配してきます。

そういった状況でどういった処理ができるかが問われているのでしょうが、なかなか過酷な試験ですね。

事前にしっかり練習しておけば、大分、変わってくるんだろうな、と思い、事前練習がすくなったことを後悔していました。

 

試験開始50分後 漂う惨敗ムード

当初の予定で、案件に目を通して、優先順位付けとグルーピングが終わり、どうやって処理を進めているかの方針が立っているはずの時間帯。

実際は、、、

ぜんぜんそんな綺麗なもんではありませんでした。

惨敗ムードがただよいます。

しかし、そんなことは言っていられない、今、やれることをやるんじゃー!と気持ちを切り替えようとしています。

考えすぎてもしょうがないので、優先順位の高い案件から解答を書いていきます。

周囲を見てみると、もうすでに解答がんがん書いている人がほとんど。

そんな様子を見ながら、残り50分で書ききれるか不安になります。

 

試験開始80分後 吹っ切れる!

解答を書いていきますが、思ったよりスピードが遅い。

メールで書く内容を手で書くというのがどれだけ大変か。

手がついてこない。そして、もっと良い処理の仕方はないかと考えて、手がとまってしまう。

あっという間に5分、10分が過ぎていく。

綺麗な処理なんか言ってられない、もう感覚で書いていくぞ!

吹っ切れたのがこれくらいの時間でした。

 

試験終了直前

そして100分が間もなく経つ試験終了直前。

メモも多発し、1行だけのメールもどんどん出てくる。

時間に追われて、終了の合図。

自分の中での満足度は60%。

悔しかったですね。。。

やっぱり、タイムマネジメントや案件処理の方法など、慣れが重要になってくるのは間違いありません。

本気でインバスケットで高得点取りたい人はお金かけてでも模擬試験を受けるべきですね。私の場合は、ケチりすぎました。。

 

解答用紙、問題用紙が回収されて、試験は終わりました。

あまりに不甲斐ない出来に、意気消沈。

こうして最初のインバスケット試験は終わったのでした。

 

こうしておけば良かったということ

振り返るとこうしておけば良かったということがたくさん出てきました。

まとめておきます。

・お金をかけてでもインバスケットの模擬試験受けとけば良かった。

・50分で21案件の解答を書いていくのは時間が足りない。あと10分はプラスしておけば良かった。

・解答書く時に悩みすぎた。ある程度、直感でガンガン書いていかないと時間が足りない。

・案件同士のつながりを知ってグルーピング処理するのは大事だが、そこに時間を取られすぎるのもよくない。深く読んでいくと、ある案件とある案件がつながっていて、関連して処理をしていくべきものがあります。しかし、限られた時間の中でそこまで読み込むのは難しいものも結構含まれています。読み込みの時間でそこまで考えすぎるのは厳しいので、読めたところまででどんどんやりましょう。時間ありきです。

・案件番号と内容の一覧を作っておくと、あとで解答書く時に整理がしやすい。

 

今後に向けて

一度受けておけば、2回目は大分変わってくると思います。

試験やることが決まったら、数万円かけて模擬試験をたくさんやって臨もうかなと思っています。

受験される皆様で本気で高得点狙われる方は、模擬試験をやって自分の戦略をしっかり練っていくことを強くおすすめします。

わたしが試験の2日前に知った、安価で模擬試験が体験できるのがこちらのページ。2000円以下で取り組めるのでかなりコスパ良いですし、本番の試験とかなり似ていました。ただ、2日前では遅かったですね。

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