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バッチ処理をして仕事の効率を極限まで高める方法【やらないと損な話】

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仕事の効率化が叫ばれていないところを探すのが難しいくらい、

わたしたちは効率化をしなければならない世の中に暮らしています。

 

効率化と聞いて、あなたは何を連想しますか??

 

「集中して短時間でたくさん仕事をする」

 

これを最初に考えついた人は、ちょっと気をつけた方がよいかもしれません。

 

仕事の効率化という時に、精神論、努力論に走ってしまう傾向がありますし、世の中にそのような本が多くあるのも事実です。

精神論を否定する気はありません。

もちろん、精神論は重要です。

しかし、精神論だけで突っ走って成果をあげた人の話をあまり聞いたことがありません。

 

結局のところ、成果が出る出ないは、行動の差です。

 

仕事の効率化を考えているなら、効率的な行動をすることをこころがけてみてください。

行動にフォーカスすることが成功への第一ステップです。

 

この記事では、仕事を大幅に効率化してくれる方法について紹介します。

行動に焦点をあてた話ですので、ぜひすぐに実践してください。

 

バッチ処理を導入してみよう

わたしがおすすめしたい方法は、バッチ処理です。

「バッチ=batchとは「束ねる」という意味の単語です。

バッチ処理というのは、塊ごとに処理をしていく方法を言います。

反対にあるのは、タスク処理です。

束ねずに、一つ一つ仕事を片付けていく仕事の進め方です。

それぞれ一長一短がありますので、バッチ処理だけ、タスク処理だけ、というのはむしろ効率を悪くしてしまいます。

バッチ処理が有効に働くのは、あまり頭をつかわずにルーティンで処理する仕事です。

 

バッチ処理がおすすめの業務「メール処理」

たとえば、あまり考えずに返信できるメール処理。

毎度、メールが来るたびに、メールを開いて、読んで、返信する。

というタスク処理に対して、

バッチ処理をすると、

ある時間に、メールを確認して、読んで、返信していきます。

バッチ処理することにより、メールソフトを開いて、一連の流れでメール処理をしていけるので、大幅に時間短縮が可能です。

この際に、ちょっと時間がかかりそうだなというメールは別のフォルダに分けて、後で処理をすると効率的です。

まずはすぐに返信できるものを次々に処理をしていけばよいです。

 

バッチ処理がおすすめの業務「情報チェック」

掲示板やメールなどで定期的に送付されてくる情報類があると思います。

そういったものは来るたびに読むと、今手がけている業務がプツプツ切れるので、とっても非効率。

だからといって、その場で読まないと、あとで読み返さない、ということになりがちです。

しかし、仕事のできるヤツは、こういった情報もしっかり拾っているもんです。

どうやって忙しい中でそれを可能にしているかというと、バッチ処理です。

メールフォルダに、分類しておいて、ある時間に一気に目を通していくんです。

こういった類の情報はじっくり、深く読むというよりは、浅くサッと目を通すものです。

気になった情報があれば、少し時間をかけて読んでおけばよいです。

これをするだけで、ひとまず情報が頭に入ります。

0か1が運命を分けることがあります。

全く知らないというのは、非常に気まずい思いをすることもありますので、バッチ処理を身に付けて、情報チェックを逃さずやっていきましょう。

 

反対にタスク処理が向く仕事は?

では、反対にタスク処理が向く仕事はなんでしょうか?

報告資料の作成する

調査結果を分析する

スケジュールを立てる

などの業務はタスク処理に向いているでしょう。

それぞれの仕事がそれなりに時間がかかり、一連の流れがあるものです。

これをバッチ処理でやってしまうとプツプツ仕事が切れてしまうので、また思い出して、仕事の流れをつかむのに時間やエネルギーがかかってしまいます。

 

まとめ

今回は、バッチ処理を導入することで仕事が非常に効率的に進められることについてご紹介しました。

バッチ処理に向く仕事は、今回例にあげた仕事以外にも多くありますので、業務の中でバッチ処理できる業務はないか考えながら取り組んでみてください。

これができるようになれば、あなたの仕事の効率は驚くほど上がるはずです。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

 

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