キャリアップ・昇格

平安時代一生分の情報量を圧倒的スピードで処理する3つの方法

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現代の1日の情報量は、平安時代の一生分、江戸時代の一日分の情報量と言われています。

最近の情報流通量の推移を見ても、1994年から2006年までで639倍となっています。(平成18年度総務省情報流通センサス)

まさに現代は、情報の渦中にいるといっても過言ではないでしょう。このような状況を踏まえて、現代を情報過多時代と言う人もいるほどです。

仕事においても、情報量は非常に多く、日々情報にキャッチアップするだけでも大変という方も多いのではないでしょうか?

仕事では、この大量の情報にどのように向き合い、処理をしていくかが成否の鍵を握ると言っても過言ではないでしょう。

どのようにすればたくさんの押し寄せてくる情報に対処することができるのでしょうか?今回の記事では、仕事での情報処理を効率的に行うためのおすすめの方法について紹介をしていきます。

 

情報をランク分けする。

まずは、多くある情報をランク分けをすることで効率が大きく上がります。例としてわたしが行っている情報のランク分けの方法を紹介します。

Aランク:じっくり時間をかけて処理する情報

Bランク:すぐに情報を確認した方がよい情報

Cランク:急ぎではないが目を通しておいた方がよい情報

Dランク:スルーして良い情報

ランク分けは決まった方法はなく、自分のやりやすい方法で分けていったら良いです。

重要度や緊急度などでうまく場合分けしてランクを決めていったら良いと思います。

この際、参考になる考え方がパレートの法則です。

パレートの法則:

イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートが発見した冪乗則。

経済において、全体の数値の大部分は、全体を構成するうちの一部の要素が生み出しているという理論。

80:20の法則、ばらつきの法則とも呼ばれる。

Wikipediaより

多くある情報の中でじっくり時間をかける情報は2割くらいと考えてよいでしょう。

それ以外はそこまで重要でない情報が多いと考えてください。

うまくランク分けをすることで、それぞれの情報に対する時間のかけ方を配分していきましょう。

 

バッチ処理をする。

ランク分けが終わったら、Bランク、Cランクの情報はバッチ処理をすることで効率を上げることができます。

バッチ処理とは、束ねて処理をするということで、ここでは同じランクの情報をまとめて、ある一定の時間内で次々に処理をしていくことを言います。

バッチ処理をすることで、情報の確認と簡単な返信だけに集中することができるので、細切れで処理をするのに比べて非常に効率が上がります。

緊急のメール以外は、ある時間を設けて、そこで対処していくというのが効率よいです。

 

すぐにやってしまう。

対処すべき案件で、時間が経つと忘れてしまうものは、すぐにやってしまうことで効率をあげることが可能になります。

例えば、議事録作成や会議であがった宿題事項の処理などです。

面倒くさく、緊急度が高くないものはついつい後回しにしてしまいがちですが、いつかはやらないといけない業務は、後に伸ばせば伸ばすほど、労力と時間がかかってしまいます。

それは時間が経つと忘れてしまい、思い出すためにいろんな資料を探しにいったり、最悪、ヒアリングをする必要が出てしまうためです。

直後にやれば30分で終わる仕事が、下手をすると半日仕事になってしまうこともあります。

こういった類の業務は極力時間を空けず、覚えているうちに処理することで効率化できます。

 

まとめ

今回は、情報をどのようにしたら効率的に処理できるかという観点で、具体的に以下の3つの方法を紹介しました。

情報をランク分けする。

バッチ処理をする。

すぐにやってしまう。

試行錯誤を繰り返しているうちに自分にあった処理の方法が見つかってくると思いますので、いろいろチャレンジしてみてください。

最後まで読んでいただきありがとうございました!

 

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